In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten

De privacyverklaring wordt soms gewijzigd door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.

Hans van Diggelen/ Willem de Fiouw

Business Data Challengers B.V.

Er wordt voor een aantal doelen persoons- gegevens verzameld door Business Data Challengers. Deze doelen worden hieronder toegelicht.

1. Commerciële dienstverlening
In onze administratie houden we de contactgegevens bij van klanten en leveranciers van Business Data Challengers. Van contactpersonen houden we persoonsgegevens bij om onze diensten zo optimaal mogelijk uit te voeren. Ook informatie van mogelijke prospects wordt omwille van commerciële activiteiten opgeslagen.

2. Wettelijke verplichtingen
Een deel van onze verwerkingen is wettelijk verplicht. Hierbij gaat het vooral om persoonsgegevens die nodig zijn om de bedrijfsuitvoering te borgen en aan de Nederlandse wet- en regelgeving te voldoen. Hierbij valt te denken aan de gegevens van Business Data Challengers medewerkers en die van ingehuurde medewerkers, maar ook gegevens van klanten en leveranciers i.v.m. contractuele verplichtingen.

3. Marketingactiviteiten
Business Data Challengers stuurt via e-mail nieuwsbrieven.
Deze nieuwsbrieven zijn enerzijds commercieel en anderzijds gericht op kennisdeling. Je voornaam en e-mailadres worden verzameld via het daarvoor bestemde formulier op de website van Business Data Challengers. Daarnaast kan je mondeling of schriftelijk gevraagd worden om je aan te melden.

Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door Business Data Challengers, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren. De verwerking van de gegevens door Business Data Challengers vindt plaats in Simplicate en Exact Online. Onderstaand is beschreven hoe Business Data Challengers door het inzetten van deze systemen hiermee omgaat.

1.Recht om vergeten te worden
Business Data Challengers wist persoonsgegevens als de persoon in kwestie daarom vraagt én als er geen geldig tegenargument gegeven kan worden gevonden. Hierbij leidt het verwijderen van een persoon ook tot een fysieke verwijdering van het record. De gegevens blijven nog tot maximaal 30 dagen in de back-ups bewaard en zijn daarna volledig verwijderd.

2.Recht op dataportabiliteit
Een betrokkene heeft het recht om zijn of haar gegevens te exporteren zodat deze in andere situaties weer kunnen worden gebruikt.
Business Data Challengers in staat om door middel van exports, zoals (Excel) en API-mogelijkheden gegevens uit de software te halen om aan dit deel van de wetgeving te kunnen voldoen.

3.Recht op inzage van gegevens
Een betrokkene heeft het recht om zijn of haar vastgelegde gegevens in te zien en op te vragen. De gebruikte systemen bieden mogelijkheid om zichtbaar te maken welke persoonsgegevens zijn vastgelegd. Deze gegevens kunnen gedeeld worden met de persoon die om het inzicht heeft verzocht. Als het verzoek om de vastgelegde gegevens in te mogen zien van een natuurlijk persoon komt, dan kunnen deze gegevens via de exportfunctie worden geexporteerd.
Hiermee kan de aanvrager beoordelen welke gegevens er
zijn vastgelegd en of deze juist zijn.

4.Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig
Het is niet toegestaan persoonsgegevens langer te bewaren dan noodzakelijk. Simplicate biedt de mogelijkheid een aan een datumveld gekoppelde notificatie in te stellen zodat Business Data Challengers op de hoogte wordt gesteld wanneer zij de gegevens dient te vernietigen.

5.Er is een grondslag voor verwerking nodig
De grondslag voor gegevensverwerking door Business Data Challengers is in hoofdlijnen beschreven in “03. Grondslag”.
De grondslag waarvoor Business Data Challengers gegevens verwerkt kan zijn vanuit contractuele verplichting omdat de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst. Een ander voorbeeld van een grondslag is dat de persoon actief toestemming heeft gegeven voor verwerking. In Simplicate kunnen bij persoonsgegevens voor een specifiek proces velden worden toevoegen voor het vastleggen van de grondslag waarom deze gegevens worden verwerkt. Op basis van deze velden kunnen lijsten worden gegenereerd.

6.Beveiliging van persoonsgegevens
Gegevens worden zo verwerkt dat gepaste beveiliging van persoonsgegevens is gewaarborgd. Op deze manier zijn persoonsgegevens beschermd tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

Business Data Challengers spreekt van een datalek als persoons-
gegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben.

Hoewel datalekken vaak vooral alleen vanuit een technisch risico worden gezien kunnen datalekken ook op andere manieren ontstaan, bijvoorbeeld:
• Een medewerker maakt een export van persoonsgegevens en mailt deze naar een externe partij;
• Een API gebruiker haalt onterecht ook persoonsgegevens op.

Business Data Challengers is verplicht binnen 72 uur na constatering een datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij zij kan aantonen dat het lek geen gevaar is voor de verzamelde persoonsgegevens.

Beveiliging en data privacy wordt door Business Data Challengers zeer serieus genomen. Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. Je gegevens worden alleen beheerd in de genoemde systemen en software.

1. Beveiliging en veiligheid
De gebruikte software producten zijn ontwikkeld op basis van architectuur die ervoor zorgt dat omgevingen en databases van verschillende klanten fysiek gescheiden zijn. Het dataverkeer met de systemen verloopt via versleutelde verbindingen. Alleen geautoriseerde personen hebben toegang. Business Data Challengers houdt bij welke medewerkers in de administraties welke rechten hebben om bijvoorbeeld relaties aan te maken, bankrekeningen en lay-outs te bewerken, en betalingen uit te voeren. De software beschikt daarnaast over een zeer uitgebreide autorisatiemodule waar de rechten rondom persoonsgegevens voor alle gebruikers zijn geregeld. Ook is inzichtelijk welke personen en API keys toegang hebben tot (exports van) persoonsgegevens. Bij Exact Online wordt verder gebruikt gemaakt van verificatie in twee stappen.

2. Business Data Challengers heeft een interne procedure voor incidentmanagement. Deze procedure specificeert ook de stappen die ondernomen worden in het geval van een datalek.

3. De apparaten die jouw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten die toegang hebben tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.

4. Jouw bezoek aan onze website wordt beveiligd door een SSL-
certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de website van Business Data Challengers privé is. Je herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de URL. Daarnaast is het domein van Business Data Challengers ondertekend met DNSSEC. Dit is een extra hulpmiddel waarmee de ‘bewegwijzering’ van de website veiliger en vertrouwder wordt.